OfiEventos

  • OFIEVENTOS es el sistema de gestión mas completo para la actividad comercial, administrativa y gerencial de aquellos hoteles, salones de eventos, empresas de catering, etc, que organizan comidas para colectivos y eventos sociales y que se le hace indispensable una herramienta informática para la gestión y control del día a día de su negocio: reservas, planning, presupuestos, salones, medios, invitados, inventarios, control de cobros, control de estocaje, facturación prevista, escandallos, informes estadísticos, etc. Con un cuadro de mando muy completo para que tenga siempre una visión global del estado de su empresa.
    El software para gestión de eventos es fruto de la experiencia de los más de 32 años de nuestra empresa en el sector hotelero, Turístico y Hostelero. En la actualidad, trabajan ya más de 200 establecimientos con  nuestro sistema OFIEVENTOS en España, Portugal y Latinoamérica. Pídanos relación de clientes,  y se la facilitaremos gustosamente (así como una demo o cualquier otro tipo de información que desee).

    Puede obtener más información, ver modalidades de adquisición del programa, solicite información sin compromiso.

  • Nuestro sistema para eventos le organizará todo el flujo de trabajo propio su salón de eventos, celebraciones o empresas de catering.

    1. El proceso comenzará con la solicitud de un cliente para realizar un evento.
    2. En ese momento podrá consultar la disponibilidad de fechas para la realización de dicho evento pudiendo registrar el evento con una reserva en firme o una pre-reserva con la posibilidad de añadirle fecha límite para su confirmación.
    3. Una vez confirmado el evento podrá facilitar el contrato de servicio con su cliente y solicitar (y contabilizar) una entrega a cuenta a su nombre.
    4. En la preparación del evento podrá disponer de todos los menús ya confeccionados y escandallados en la aplicación además de poder contar con los conceptos presupuestables (video proyector, barra libre, orquesta, etc.) y recursos necesarios para el evento en cuestión (camareros, personal de cocina, espectáculos, equipos informáticos y/o musicales, etc.).
    5. Realizará los pedidos necesarios a sus proveedores dando entrada a la mercancía necesaria ya prevista en el escandallo del menú elegido por el cliente, controlando la trazabilidad alimentaria obligatoria de la materia prima.
    6. Imprimirá las órdenes de servicio para cocina, metre y servicios generales, realizará las check-list necesarias, gestionará el espacio disponible en sus salones a escala, realizará la impresión del protocolo de invitados mediante la importación de un fichero de Excel realizado por su cliente (evitando los errores y la perdida de tiempo y dinero)
    7. Una vez realizado el cobro se procederá a la facturación y cobro del evento y posteriormente podrá hacer un seguimiento comercial del cliente en cuestión para comprobar su grado de satisfacción y poder realizarle en el futuro otros ofrecimientos/ofertas.
  • Algunas de las muchas características de nuestro sistema de gestión de eventos son:

    • Realización de platos mediante escandallos con la materia prima.
    • Configuración de los salones a escala, indicando el equipamiento inicial de cada uno de ellos. 
    • Recalculado de costos automático al inicio de la actividad.
    • Configuración de menús mediante los platos existentes, pudiendo ver el costo real de los mismos.
    • Posibilidad de trabajar con ratios de beneficio sobre el costo o precio fijo de venta.
    • Realización de prereservas indicándole fecha tope para aceptación del cliente.
    • Creación de presupuestos y medios necesarios.
    • Expediente por evento, con posibilidad de asociar ficheros y controlar los cobros.
    • Control total del consumo por evento o por fechas.
    • Recepción de albaranes y facturas de proveedores con control de la trazabilidad alimentaria.
    • Control total de almacenes e inventarios.
    • Posibilidad de exportación e importación del protocolo de invitados así como impresión del mismo y situación de las mesas del salón.
    • Cuadro de mando donde muestra el estado de su negocio.
    • Estadística de menús, conceptos, rentabilidades, personas, estadística anual móvil, etc.
  • OFIEVENTOS le ofrece la posibilidad de conectarlo con otras aplicaciones OFI o de otros proveedores.

    Genera contabilidad de forma completamente automática que se traspasará a nuestro OFICONTA u otros programas de contabilidad estándar en el mercado. No tiene porqué cambiar su programa actual de contabilidad.

    Si sus salones forman parte de un complejo hotelero, OFIEVENTOS puede trabajar perfectamente de forma autónoma para cubrir las necesidades específicas de dicha área o si trabaja con nuestro software de gestión para hoteles (OFIHOTEL, OFIHOSTAL u OFIRURAL) tendrá toda la información compartida entra ambas aplicaciones. Así podrá gestionar las bodas, banquetes y recepciones de eventos en su Hotel que desee.

    Podrá tener su base de datos de clientes segmentada/sectorizada en función de sus necesidades y, además, podrá tener igualmente bases de datos de clientes potenciales. Así, podrá realizar campañas de envíos de masivos de documentación por correo (mailing), email (emailing) o sms (con OFISMS) a sus clientes actuales y potenciales. 

    Si, además, dispone de zona de restaurante o bar destinado a otro fin, podrá utilizar OFIBARMAN este efecto y tenerlo completamente integrado con su OFIEVENTOS.


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